Confira dicas para manter o controle financeiro da sua clínica e organizar o fluxo de caixa
Talvez, uma das maiores dificuldades do cirurgião-dentista que abriu o seu próprio consultório odontológico seja, além de realizar seus atendimentos diários, atuar como gestor do seu próprio negócio. Sobretudo, gerir um negócio significa realizar uma boa gestão financeira, o que inclui controlar o fluxo de caixa.
Controlar o fluxo de caixa é um dos passos mais importantes rumo ao sucesso do seu consultório. Afinal, a esmagadora maioria dos negócios encontram sua falência no descontrole do caixa, e não pela falta de qualidade do produto ou escassez de clientes, como imaginamos.
O fluxo do caixa do seu consultório nada mais é do que o registro das movimentações financeiras do negócio. Isto é, o registro de todo o dinheiro que entra e sai do seu caixa.
Ter controle sob o fluxo do caixa do seu negócio proporcionará uma percepção melhor das áreas que merecem mais investimentos, bem como as que são sua maior fonte de gastos e, assim, aplicar melhorias à gestão financeira.
Por isso, com o objetivo de ajudar mais os cirurgiões-dentistas a avaliar a situação financeira do seu negócio e tomar melhores decisões em sua gestão, separamos algumas dicas importantes para o controle do fluxo de caixa.
Regimes da Contabilidade
Antes que o dentista comece a fazer o controle financeiro da clínica, é preciso compreender dois conceitos básicos que serão úteis para melhor organização das finanças: o Regime de Competência e o Regime de Caixa.
O Regime de Competência é um procedimento da contabilidade que tem como objetivo identificar todas as receitas, custos e despesas no momento em que elas ocorrem, havendo ou não, movimentação financeira.
Por outro lado, o Regime de Caixa trata-se do registro das receitas, custos e despesas exatamente no momento em que há movimentação financeira na conta por meio do fluxo de caixa.
Seja a movimentação referente à pagamentos ou recebimentos.
Isso quer dizer que, no primeiro regime, o de competência, o dentista realizará o registro financeiro baseando-se na data em que a compra ou venda ocorreu
Independente se houve, efetivamente, movimentação financeira nessa data.
Já no segundo regime, o de caixa, os registros serão baseados na data em que o dinheiro, de fato, saiu do caixa.
Aplicar esses regimes na gestão da sua clínica proporcionará uma organização ainda maior ao seu controle financeiro. O complemento dos dois será fundamental para o controle do seu caixa.
No entanto, nesse artigo iremos nos ater à dicas específicas do Regime de Caixa ou fluxo de caixa. Confira a seguir!
Dicas Para Controlar o Fluxo de Caixa Para Clínicas e Consultórios
Para otimizar sua gestão, se ater à alguns importantes detalhes nas finanças farão toda a diferença. Veja:
- Separe suas finanças pessoais das finanças do seu negócio
- Catalogue as informações de entrada e saída do seu dinheiro
- Registre e categorize as transações
- Faça o fechamento do caixa
Separe Suas Finanças Pessoais das Finanças do Seu Negócio
Uma das maiores dificuldades dos profissionais autônomos é separar as finanças pessoais das do seu negócio. Esta é uma confusão comum e até normal.
Contudo, para que haja um controle financeiro eficiência, a separação das suas contas pessoais das contas do consultório são de suma importância.
Isso porque, se o gestor não realiza essa separação, nunca saberá para onde, de fato, quanto sua clínica fatura, quanto investe nela e quanto investe na própria vida pessoal.
Assim, é preciso que o dentista tenha muito bem definido o que é pessoal e o que é do seu negócio.
Catalogue as Informações de Entrada e Saída do seu Dinheiro
Catalogar as informações de entrada e saída do seu dinheiro é registrar todas as transações financeiras dos eu negócio. Isso significa entender por onde o dinheiro entra ou sai em sua clínica.
Para catalogar essas informações, você poderá separá-las em duas campos: despesas e receitas.
As despesas constituem as saídas de dinheiro do seu caixa, como:
- Aluguel;
- Água;
- Luz;
- Telefone;
- Salários;
- Manutenção de equipamentos;
- Compra de insumos.
Por outro lado, as receitas constituem em todo dinheiro que entra no seu caixa, por exemplo:
- Recebimentos das consultas;
- Embolso do plano de saúde;
- Pagamento de procedimentos.
O controle de entrada e saída do caixa do consultório permitirá o gestor perceber aquilo que é mais rentável para a clínica e onde estão os gastos desnecessários.
Dessa forma, o dentista poderá planejar suas finanças mais estrategicamente, baseando-se nos dados dos seu fluxo de caixa.
Para esse fim, o dentista poderá utilizar uma planilha de fluxo de caixa, assim a tarefa será mais fácil e menos cansativa.
Registre e Categorize as Transações
Após a catalogar suas contas em receitas e despesas, é preciso ser ainda mais específico. É hora de categorizar cada transação financeira para entender sua natureza.
Isso porque, apenas saber que os valores que entram e saem da sua clínica não será suficiente sem saber o que essas transações realmente são e significam.
Assim, quanto registradas, cada transação deve conter um nome que a represente dentro dos campos de despesas e receitas.
Por exemplo, você pode separar os reembolsos dos planos de saúde por operadora, como “convênio A” e “convênio B”.
Também é possível dividir os pagamentos de procedimentos por cada especialização, como “Procedimento de Dentística” ou “Procedimento de Ortodontia”.
Essa categorização auxiliará a entender melhor quais são os procedimentos mais rentáveis e os menos rentáveis.
Faça o Fechamento do Caixa
O fechamento do caixa é o processo de verificação dos lançamentos realizados, isto é, é o momento de verificar se os lançamentos das despesas e receitas estão realmente corretos e se batem com o saldo real.
Quando realizar o fechamento do caixa é uma opção pessoal do dentista. Ele pode ser realizado semanalmente ou mensalmente, apesar dos registros precisarem ser realizados diariamente.
Contudo, uma vez que você estabelecer um prazo, cumpri-lo é essencial para manter o controle do seu caixa.
Se a sua clínica tiver uma estrutura grande e um fluxo de caixa verdadeiramente alto, é recomendando que o fechamento do caixa seja realizado semanalmente.
Vale lembrar que o processo de registros pode ser um tanto quanto árduo, a depender do tamanho da clínica. Por isso, o dentista poderá contar com um software odontológico e programas que o ajudem nessa tarefa.
Com um fluxo de caixa controlado, fazer planejamentos estratégicos para o seu consultório odontológico será uma tarefa muito mais clara e fácil.
