Muitos são os desafios enfrentados diariamente no contexto de uma clínica odontológica, sejam relacionados aos profissionais que atuam nesse ambiente ou aos pacientes que o frequentam. Um desses problemas é o grande fluxo de informação recebido a cada instante.
Para solucionar problemas como esse e melhorar os processos que envolvem a rotina de uma clínica odontológica, é preciso otimizar o uso dos recursos já existentes, realizando a gestão adequada desse fluxo de informação.
Um fluxo de informação é toda mensagem transmitida do emissor para o receptor, funcionando como uma troca de informação vertical, horizontal ou diagonal.
O que é fluxo de informação?
Para entender o que é fluxo de informação, é necessário primeiro compreender alguns conceitos básicos da comunicação. Dessa forma, é preciso entender o que são:
- Emissor
- Receptor
- Mensagem
Dentro de um fluxo de informação – no processo da comunicação – o emissor é aquele que gera a mensagem.
Por sua vez, a mensagem é o conteúdo da informação, isto é, a ideia que necessita ser transmita ao receptor.
Já o receptor é o destinatário da mensagem, aquele que absorve a informação.
Em uma analogia simples, podemos definir:
- Um professor que transmite uma ordem para um aluno é o emissor;
- A ordem é a mensagem;
- O aluno é o receptor.
Esse é um fluxo de informação vertical e descendente, mas o contrário também é possível, de forma que um aluno questiona o professor. Logo, o aluno é o emissor, a pergunta é a mensagem e o professor é o receptor. Nesse caso o fluxo é vertical ascendente.
Esse é um exemplo simples e direto. Mas, dependendo da organização em questão, podem existir outros fluxos e outras formas de informação.
Por exemplo, a comunicação pode ocorrer de líder para colaborador ou de colaborador para líder (vertical descendente ou vertical ascendente), pode ocorrer de colaborador para colaborador ou de líder para líder (horizontal), pode ocorrer ainda de forma diagonal, de colaboradores de departamentos diferentes e líderes de departamentos diferentes, etc.
Isso significa que o fluxo de comunicação organizacional pode ser muito complexo, de modo que, por vezes, todos são emissores e receptores e não existe um nível de hierarquia envolvido.
Qual a sua importância?
Dessa forma, podemos concluir que lidar com a informação não é uma tarefa simples para as organizações. A informação, seja ela interna ou externa, deve ser tratada, organizada, bem distribuída e compartilhada.
Tais processos demandam muita atenção de seus gestores, uma vez que, se gerenciada da maneira correta, pode trazer inúmeros benefícios à organização e vice-versa.
Isso demonstra a importância do fluxo de informação.
Quais os principais problemas de fluxo de informação encontrados nas clínicas odontológicas?
Dentre os desafios enfrentados pelas clínicas odontológicas diariamente está a difícil tarefa de lidar com a informação, seja ela interna ou externa.
Quando falamos da informação – ou da comunicação – interna, nos referimos à transmissão de informações dentro do próprio consultório ou da clínica odontológica.
O fluxo de informação pode ser menos ou mais intenso a depender do tamanha da clínica e do número de funcionários que ela comporta. Um fluxo de informação organizado garante que todos fiquem sabendo sobre elas, sem ruídos e mal entendidos.
Os principais problemas externos de fluxo de informações em consultórios envolvem o controle dos agendamentos de consultas e retornos de pacientes. Isso acontece devido aos inúmeros canais de comunicação utilizados, como telefone, aplicativos de mensagem e até emails.
Toda essa quantidade torna o fluxo de informação bagunçado e o tempo gasto com cada canal desperdiçado, uma vez que um aprimoramento desse fluxo otimizaria o tempo de trabalho da secretária no consultório odontológico.
Como solucionar o problema?
Quando se trata da comunicação externa (com o cliente), uma alternativa seria fazer uso de mensagens automatizadas, o que deixaria o fluxo mais enxuto, de forma a otimizar outras funções dentro da clínica.
Quanto à comunicação interna da clínica, há inúmeras ferramentas digitais que permitem um fluxo de informação organizado e sem ruídos, como o uso de chatbots dentro de aplicativos de mensagens.
Por meio deles, é possível que o funcionário busque informações relacionadas ao trabalho e receba comunicados relevantes de forma personalizável.
De qualquer forma, cada empresa ou clínica odontológica desenvolve a melhor forma de gerir o fluxo de informação e de otimizar seu tempo, bem como oferecer um atendimento melhor ao seu paciente.
