Agenda do consultório: como organizar e otimizar?

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O bom sucesso de um consultório é resultado de processos organizados

Uma das questões mais importantes e dão muita dor de cabeça para os dentistas é a agenda do consultório. É importante mantê-la organizada para evitar transtornos para o profissional e para os pacientes.

Sabemos que nem sempre é fácil deixar a agenda do consultório em ordem. Por isso preparamos algumas dicas e informações importantes para evitar problemas.

A agenda do consultório é essencial para controlar o fluxo de atendimentos e controlar o histórico dos pacientes Assim, um dos primeiros erros que podemos cometer é deixá-la super vazia em um dia lotada em outro.

Escape da agenda atrasada

Conhecer sua rotina e entender quais suas necessidades e do consultório, facilita na organização da agenda.

Por isso, uma boa dica é planejar um número máximo de pacientes por dia e saber quanto tempo cada atendimento leva em média, evitando correrias e que os pacientes fiquem aguardando por muito tempo.

Por terem durações diferentes, o ideal é intercalar as consultas de rotina e primeiras consultas, otimizando o tempo.

Opte pela agenda eletrônica

O maior benefício oferecido pelas agendas online, é poder acessá-las de qualquer lugar, sem precisar que o dentista entre em contato com sua secretária o tempo todo.

Dessa forma, o processo de desmarcar ou remarcar consultas, também acaba se tornando muito mais eficiente do que no papel.

Há agendas voltadas especialmente para odontologia. Por meio delas é possível realizar, por exemplo, o cadastro de pacientes, permitindo também que os próprios confirmem o comparecimento ou não através de um lembrete.

Caso a clínica tenha mais de um profissional atendendo, unificar todas as agendas em uma plataforma de preferência online, facilitará o trabalho dos colaboradores na checagem de disponibilidade.

A agenda virtual é, além de tudo, é segura, pois as informações ficam salvas na nuvem. Tudo isso, além de contribuir com o meio ambiente diminuindo o uso excessivo de papéis.

Conheça seus pacientes para organizar a agenda

Com uma agenda odontológica bem organizada, é possível ter um histórico dos pacientes recorrentes. Procure então:

  • Intercalar pacientes de atendimento demorado com os mais rápidos;
  • Organizar intervalos após procedimentos longos;
  • Enviar lembretes aos que se atrasam ou faltam recorrentemente;
  • Identifique abstenção dos pacientes e lembre-os de seguir com o tratamento;

Estabelecer um relação de compromisso e confiança entre a clínica e  paciente, irá evitar desencontros e estresses.

Economize tempo e dinheiro com a agenda

A agenda do consultório, serve não só para manter um controle sobre o dia a dia na clínica, mas também saber a forma como o dentista está trabalhando, é a mais efetiva.

Existem softwares que geram relatórios automáticos, oferecendo dados e números que possibilitam identificar possíveis melhorias mais lucrativas.

Através dessas ferramentas, é possível analisar por exemplo quais os melhores convênios à atender, os que trarão mais lucro.

Otimize o tempo dos funcionários

Uma agenda organizada, permite não só ao dentista, mas também aos que trabalham na clínica, uma maior flexibilidade.

Ter uma rotina tranquila, garante que outras funções sejam feitas com sucesso, como por exemplo, recepcionar os pacientes, organizar sua sala de atendimento ou ainda, prestar alguma ajuda ao dentista em sua sala.

Isso impede também o acúmulo de trabalho, evitando que o cirurgião-dentista tenha tarefas que não precisam ser delegadas por ele.

Deu para perceber a importância da agenda do consultório, né? Basta escolher a mais adequada e ter uma rotina mais leve.

Ramiro Murad Saad Neto

Ramiro Murad Saad Neto

Cirurgião-dentista graduado em Odontologia pela UNIC. Gestor de clínicas odontológicas e franquias. Residente em Cirurgia e Traumatologia Bucomaxilofacial Facial no Sindicato dos Odontologistas de São Paulo (SOESP - SP). Habilitação em Harmonização Orofacial e integrante da equipe Bucomaxilofacial Dr. Carlos Eduardo Xavier na Clínica da Villa, em São Paulo. CRO - 118151

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