Certamente, toda empresa que almeja sucesso está sempre em busca do aperfeiçoamento de seus produtos e serviços. Dentro deste contexto, a fim de garantir a qualidade, a eficiência e a segurança de todos os processos que envolvem seu negócio, uma das principais estratégias utilizadas é o procedimento operacional padrão, mais conhecido como POP.
De modo geral, o procedimento operacional padrão possui como objetivo garantir uma melhor produtividade e menos desperdício de recursos, otimizando e padronizando os processos de uma determinada empresa ou setor específico.
Assim, o procedimento operacional padrão nada mais é que um conjunto de instruções com sequências de operações padronizadas que devem ser seguidas pela empresa/setor/profissional. Esse procedimento garante que as atividades sejam realizadas de modo seguro, sem que haja desvios em sua execução, promovendo sua qualidade.
O que faz o procedimento operacional padrão?
Como o próprio nome já aponta, o procedimento operacional padrão tem como fim a padronização das operações e processos de uma empresa por meio de instruções que são documentadas e oficializadas.
O documento que descreve a normal operacional padrão pode conter tanto ações pragmáticas como técnicas. Dessa forma, pode abranger processos de análises, utilização de equipamentos ou sua manutenção, por exemplo.
Podemos citar como um exemplo simples da prática dessa estratégia o modelo de montagem dos lanches dos fast foods, que possuem um padrão de montagem específico, previamente calculado, a fim de tornar a produção muito mais rápida e eficiente.
O POP adotado por cada empresa será diferente, uma vez que cada organização desempenha uma atividade distinta dentro do seu ramo.
Qual a importância de um procedimento operacional padrão?
Até mesmo as pequenas empresas possuem departamentos que realizam diferentes funções ao mesmo tempo. Sem uma organização ou padronização desses processos, há o comprometimento na qualidade dessas atividades.
No entanto, quando há um padrão de qualidade a ser seguido por todos, as taxas de erros tendem a diminuir, já que todos entendem detalhadamente o direcionamento certo a seguir.
Dessa forma, os benefícios da aplicação do POP incluem:
- Diminuição da taxa de erros nos processos e serviços;
- Melhoria da produtividade;
- Redução da variação de execução;
- Aumento da qualidade dos processo;
- Facilidade em processos de treinamento de pessoal;
- Identificação de problemas.
Os documentos que descrevem os procedimentos operacionais padrões podem abranger diversos aspectos de uma empresa. Contudo, normalmente a maioria dos POPs estão ligados à produção ou à administração.
Veja quais são as principais situações onde o POP pode ser utilizado:
- Administrativos: procedimentos que envolvem a instrução das atividades de gestão;
- Produção: necessários dentro das etapas de produção;
- Metódicos: abrangem sistemas completos de testes ou métodos de investigação;
- Segurança: procedimentos padronizados de segurança e condutas de emergência;
- Qualidade: para a inspeção do controle de qualidade;
- Armazenamento: para o armazenamento de produtos/estocagem;
- Atendimento: procedimentos para lidar com possíveis problemas e reclamações.
Como elaborar um procedimento operacional padrão?
Para saber como fazer um POP, em primeiro lugar é preciso entender que ele é um documento, isto quer dizer que ele deve ser produzido e formatado de acordo com a estrutura adota pela empresa, além de possuir uma validação oficial.
Em segundo lugar, é preciso pensar nesse documento como um verdadeiro manual, de forma que ele contenha o máximo de informações e de detalhamento possíveis que possam ser seguidos por qualquer colaborador capacitado.
Da mesma maneira, quaisquer dúvidas possíveis também devem estar sanadas nesse documento.
Vale lembrar que não existe um modelo único de POP, uma vez que, como já dissemos, cada empresa possui suas próprias particularidades e objetivos a serem seguidos. Contudo, podemos citar alguns tópicos básicos que um POP deve conter:
- Nome;
- Objetivo;
- Documentos de referências, como manuais e ITs;
- Local de aplicação;
- Detalhamentos de siglas (caso houver);
- Descrição detalhada das etapas das atividades e dos executores responsáveis por elas;
- Fluxograma ou ilustrações;
- Perspectiva de revisão ou atualização do POP;
- Nome do gestor (responsável que deve ser procurado para tirar possíveis dúvidas).
Outros pontos também devem ser observados para garantir que o POP elaborado tenha qualidade:
- Sempre crie o seu próprio POP do zero, isto é, não copie documentos de outras empresas, pois, além de tornar o seu POP pouco aprofundado, os pontos focados pela outra empresa são específico dos seus processos;
- Certifique-se de que o executor dos processos descritos no seu POP participe de sua confecção, poia ele conhece os principais pontos das operações;
- Tenha cuidado com a linguagem utilizada no documento. Procure utilizar uma linguagem formal, porém objetiva e simples, de fácil compreensão;
- Monitore a aplicabilidade dos procedimentos descritos no POP, a fim de garantir que as instruções estão sendo seguidas da forma correta.
POPs para consultório odontológico
Dentro da odontologia, o procedimento operacional padrão tem um foco mais voltado à biossegurança. Isto é, existem determinados procedimentos relacionados às boas praticas de higienização de artigos e equipamentos, bem como manutenção e monitoração, que devem ser seguidos pelos profissionais da odontologia.
Portanto, dentro da área da saúde e da odontologia, importantes pontos devem ser observados a fim de prezar pelos princípios das boas práticas de funcionamento dos serviços de saúde, como:
- Uso do equipamento de proteção individual;
- Controle de infecção;
- Gerenciamento de resíduos de saúde;
- Qualidade da água;
- Validade dos produtos odontológicos e medicamentos;
- Esterilização de artigos.
Dessa forma, prezando pela segurança dos pacientes e também dos próprios profissionais e de seus auxiliares, o uso do procedimento operacional padrão nos consultórios odontológicos é de extrema importância.
Com esse intuito, alguns conselhos regionais de odontologia criam um procedimento operacional padrão a ser seguido por esses profissionais. Nesses documentos, é possível encontrar instruções sobre:
- Processamentos de artigos;
- Manuseio da autoclave;
- Validação e monitoração da esterilização;
- Higienização das mãos;
- Equipamentos de proteção individual;
- Equipamentos, aparelhos e utensílios;
- Zeladoria.
Com o uso do procedimento operacional padrão na odontologia, de modo que indique detalhadamente as medidas de segurança que devem ser realizadas e como devem ser feitas, as taxas de erros tendem a cair, aumentando a qualidade dos serviços prestados e, neste caso, a segurança de todos.