Por quanto tempo o dentista deve guardar os documentos de seus pacientes?
Assim como em diversos ramos de prestação de serviço, o trabalho odontológico também conta com implicações legais. Uma delas envolve o tempo de guarda dos documentos criados no consultório odontológico.
Contudo, muitos profissionais não têm ciência de qual é o tempo de guarda dos documentos. Isso, no futuro, pode gerar uma grande dor de cabeça!
Você sabe qual é o tempo de guarda dos documentos em odontologia e qual a sua importância, tanto para o paciente, quanto para o dentista?
Quais são os documentos utilizados na odontologia?
Para início de conversa, vamos especificar quais são os tipos de documento utilizados em odontologia. De maneira simples, eles podem ser divididos em documentação ortodôntica e documentação odontológica.
Desse modo, ambos são importantes para a boa realização de um tratamento dentário.
Documentação Odontológica
A documentação odontológica consiste em prontuário elaborado pelo próprio cirurgião-dentista.
A criação e arquivamento desse documento é obrigatória ao profissional da odontologia. Essa especificação está descrita no Capítulo VII, Art. 17, do Código de Ética Odontológica (CEO).
A documentação odontológica deve conter todos os dados referentes ao paciente, assim como os dados referentes aos procedimentos realizados durante o tratamento.
Dessa maneira, deve contar com a história clinica, um exame clínico detalhado, exames complementares, planos de tratamento e evolução do tratamento.
Tanto a anamnese odontológica, que consiste em uma entrevista com o paciente para tomar conhecimento de seus hábitos e histórico, quanto os exames de odontograma, que fornecem uma representação gráfica da boca, são anexados à ficha de documentos.
São considerados elementos de uma documentação odontológica: prontuário, uma ficha clínica, um atestado, um laudo, um receituário ou mesmo uma radiografia.
Documentação Ortodôntica
A documentação ortodôntica, por sua vez, consiste em conjunto de exames que oferecem uma ampla visão da boca do paciente, ajudando o profissional da odontologia a conhecer melhor cada caso.
Dessa maneira, o dentista dá um diagnóstico mais preciso e coerente com as alterações bucais.
Essa documentação envolve radiografias, fotografias intra e extrabucais, moldes de gesso das arcadas dentárias e análises cefalométricas e de modelos computadorizados.
Importância de guardar os documentos em odontologia
Como já dito anteriormente, a criação e o arquivamento dos documentos odontológicos é responsabilidade do dentista. Manter essa documentação registrada é bom para o profissional e para o paciente!
Para o profissional, a documentação odontológica representa uma segurança legal. Ela pode ser utilizada para a prestação de serviço em casos de disputas judiciais.
Além disso, permite que o dentista acompanhe a evolução de um tratamento e sua real eficiência.
Para o paciente, ter acesso à documentação odontológica é importante caso deseje dar continuidade ao tratamento junto a outros profissionais. Desse modo, o dentista terá acesso aos procedimentos já realizados.
Afinal, qual é o tempo de guarda dos documentos?
De acordo com o Código de Processo Ético Odontológico e com o Código de Defesa do Consumidor, o tempo de guarda da documentação ortodôntica e odontológica é de 5 anos.
Contudo, existem uma série de variáveis legais que podem tornar necessária a apresentação dos documentos. Um exemplo é a manifestação tardia de problemas advindos do tratamento.
Algumas boas dicas referentes a esse assunto, são:
- Entregar os documentos ao paciente após o fim do tratamento ou após 5 anos, lembrando que o paciente deve assinar um recibo. Assim, o profissional será responsável por guardar apenas esse recibo assinado;
- Apostar em softwares e computadores para armazenar a documentação odontológica. Desse modo, a organização será otimizada, evitando a perda de documentos entre diversos papéis.
Além disso, é importante ressaltar que a documentação odontológica pode requerida para realizar o reconhecimento de cadáveres.
Por isso, e por questões de segurança legal, é indicado que o dentista estenda o tempo de guarda dos documentos em odontologia até o fim de sua vida profissional.